Suivez-nous dans l’implantation d’Ofys dans la Clinique médicale Nouveau Départ !

Le démarrage du projet

Un changement de cette envergure peut sembler intimidant pour une clinique. C’est pourquoi notre équipe est prête à vous accompagner en vous épaulant à chaque phase du processus. Dès que les étapes administratives sont complétées, le chargé de projet désigné contacte la personne responsable à la clinique. Ils ont ensemble une première rencontre lors de laquelle les grandes étapes à venir sont présentées. Cette rencontre est habituellement très appréciée, car elle rend le tout plus concret. Il est rassurant aussi de constater que le projet est piloté par quelqu'un qui a à cœur sa réussite. Rien n’est laissé au hasard, le processus ayant été mis à l’épreuve plus d’une fois afin de s’assurer qu’il soit le plus complet possible, mais également le plus simple pour les clients. En sortant de cette rencontre, tout le monde a un portrait global des prochaines semaines, et le rôle et les tâches de chacun sont établis.

Il est important pour notre équipe de bien comprendre les enjeux qui sont propres à votre clinique ! C’est pourquoi cette rencontre est importante de notre côté aussi afin d’apprendre à vous connaitre et de bien cerner vos habitudes de travail. Nous analysons vos besoins et récoltons diverses informations afin de bien planifier le projet.

Dans les coulisses d’un transfert

Une grande partie du travail relié à une migration se fait en arrière-plan, en particulier en ce qui concerne le transfert des données. Un technicien de notre équipe entre en contact avec l’ancien fournisseur DMÉ de la clinique afin d’obtenir une première extraction de données, puis tout un processus d’analyse et de tests d’import s’enclenche, pour en arriver au transfert final. Chez Info-Data, nous avons mis sur pied un processus de transfert rigoureux nommé Migra, qui permet de s’assurer de la qualité de l’import.

En plus de la préparation du transfert, plusieurs autres tâches doivent être réalisées, dont les divers branchements. Comme les DMÉ fonctionnent de concert avec des services externes qui y sont intégrés, il faut prévoir les changements nécessaires de ce côté : résultats électroniques, solutions d’imagerie, RAMQ, DSQ, Hub et CRDS, pour ne nommer que ceux-là ! Il faut communiquer avec chacune de ces entités pour bien coordonner le tout.

Il y a ensuite tout ce qui touche les configurations personnalisées pour la clinique. Par exemple, nous nous assurons que tous les formulaires électroniques nécessaires soient disponibles dans Ofys. On prévoit également la configuration et l’activation du fax web ainsi que l’intégration des signatures électroniques de chacun, afin que tout soit fonctionnel dès votre première journée de travail.

Enfin, notre équipe technique communique avec le support informatique de la clinique afin de planifier les installations et configurations logicielles nécessaires. Nous veillons à ce que la configuration des numériseurs, des imprimantes et des imprimantes à étiquettes de la clinique soient conformes.

Formation, pratique et consolidation

Avant de pouvoir commencer à travailler avec votre nouveau DMÉ, vous devrez d’abord vous familiariser avec l’utilisation d’Ofys. Des formations sous forme de tutoriels vidéo sont offertes en ligne, autant pour les professionnels de la santé que pour le personnel de soutien. Les vidéos étant séparées par modules, l’apprentissage se fait aisément, chacun pouvant suivre la formation à son rythme. Un environnement de test est également mis à votre disposition, pour que vous puissiez mettre en pratique vos apprentissages. De cette façon, vous pouvez vous initier graduellement à votre nouvel outil de travail de façon concrète !

Une semaine avant l’implantation

C’est presque le jour J et on sent la fébrilité dans l’air ! Toute l’équipe a hâte de rencontrer les utilisateurs de la clinique et de pouvoir mettre des visages sur les noms que nous voyons depuis les dernières semaines. Du côté technique, on s’affaire aux derniers préparatifs permettant le transfert des données de la clinique. Nos experts en transferts sont habitués de manipuler des données sensibles ; nous sommes donc assurés que tout ira pour le mieux !

La semaine avant l’implantation d’Ofys, nous organisons des rencontres à distance avec les secrétaires et les professionnels de la santé de votre clinique. C’est le moment parfait pour poser des questions et faire une révision du DMÉ. Mais surtout, c’est une occasion de se parler de vive voix afin d’échanger sur le déroulement de la journée d’implantation. Plusieurs utilisateurs ont noté des questions lorsqu’ils ont complété la formation en ligne, et l’équipe Info-Data se fait un plaisir de répondre à ces derniers questionnements. Sortir de sa zone de confort, ça peut parfois être stressant. C’est donc rassurant de pouvoir compter sur cette rencontre pour s’exprimer et pouvoir éclaircir certaines choses.

La journée d’implantation

C’est le grand jour, la Clinique médicale Nouveau Départ passe officiellement à Ofys ! L’équipe Info-Data arrive sur place, prête à débuter la journée. Une fois les présentations faites, l’équipe répond à quelques questions. Les secrétaires s'affairent déjà, bien concentrées sur leurs tâches matinales habituelles. Tous les utilisateurs semblent en contrôle et la bonne humeur règne. Les médecins arrivent à leur tour, fin prêts à travailler avec leur nouveau logiciel. Les rendez-vous de la journée défilent sans accrochage. Nous nous assurons tout de même d’être présents au besoin, pour ne laisser aucun questionnement sans réponse. La journée est tranquille, ce qui est bon signe dans ce cas.

Les trois journées d’accompagnement à la Clinique médicale Nouveau Départ vont rondement et passent si rapidement qu’on oublie presque que c’est le moment de rentrer. C’est toujours tellement intéressant d’aller sur place et de voir comment travaille chaque clinique. Ça donne un sens à notre travail et rend encore plus concret tout ce qu’on fait au quotidien. C’est aussi vraiment intéressant de rencontrer les utilisateurs, puisqu’ils peuvent se référer à nous pour toute question par la suite.

Adaptation et optimisation

Dans les premières semaines, nous recevons quelques appels pour des questions d’utilisation du DMÉ. Les agents au support savent prendre en charge chaque situation et répondent rapidement aux questions des utilisateurs. Notre équipe continue d’appuyer les gestionnaires de la clinique dans leurs tâches quotidiennes, afin de s’assurer que la transition se déroule toujours comme prévu.

Dans les mois qui suivront, une rencontre de suivi sera organisée. Celle-ci a pour but d’optimiser l’utilisation que chacun fait de son nouvel outil de travail. Nous voulons nous assurer que vous connaissiez toutes les astuces disponibles, afin de simplifier votre quotidien. C’est également un espace où il est facile d’échanger, de répondre aux questionnements, et surtout, de voir la réalité de nos utilisateurs.